Esse profissional é chamado muitas vezes de cerimonialista, organizador e até de promoter, título menos indicado, já que quem promove o evento é o dono da festa. A Abrafesta – Associação Brasileira de Eventos Sociais sugere o termo organizador de eventos, seja ele social, cultural ou corporativo. Mas eu prefiro assessor, então é assim que vou chamá-lo, tá ok? Rsrs…
De qualquer maneira, o assessor é muito mais que aquela pessoa que arruma o véu da noiva ou organiza a fila na igreja. Ele é uma figura fundamental para o sucesso e bom andamento de um casamento, festa de 15 anos, bodas, eventos maiores que demandam mais atenção.
O assessor tomou o lugar antigamente ocupado pela mãe da noiva ou da aniversariante, que ficava responsável pelo evento e nem conseguia curtir a festa com a família. É aquele profissional que ajuda a realizar sonhos.
O assessor sabe de todos os detalhes do evento, do planejamento à execução. O ideal é que o acompanhamento comece o quanto antes. É o assessor que pode ajudar o contratante a evitar gastos desnecessários.
O maior acerto é contratar, em primeiro lugar, o assessor. É ele quem vai orientar que cronograma seguir, recomendar fornecedores de confiança, a ter gastos mais conscientes. Ter um assessor é ter mais controle sobre o evento. Quanto mais cedo se contrata um profissional, maior a chance de sucesso.
Normalmente, estes são os serviços oferecidos pelo assessor de eventos: consultoria (tira-dúvidas), planejamento financeiro, tomada de preços (orçamentos), confirmação de presença, roteiro e execução do evento. Na hora de assinar o contrato, esteja atento a quais serviços está contratando.
Se o cliente tem disponibilidade ou gosta de fazer orçamentos, esses serviços podem ser executados pelo próprio contratante. Mas quando a função fica a cargo do assessor, normalmente ele apresenta 3 opções de cada tipo para análise e escolha.
Sempre recomendo que o assessor seja contratado pelo menos a partir da confirmação de presença. Esse serviço é indispensável para o perfeito andamento do evento. O número de lugares, mesas, arranjos, lembrancinhas… tudo é definido depois da confirmação de presença. É assim que contratempos são evitados, como de falta de lugares, por exemplo. Crianças pagam meia, mas usam cadeira. Elas sempre devem ser contabilizadas.
O assessor também deve fazer um roteiro de todo o evento, definir o cronograma com o contratante, criar plano B, se necessário. No dia, vai se organizar com fornecedores, acompanhar a montagem e executar tudo de acordo com o combinado previamente.
O assessor sempre está pronto para qualquer imprevisto. E imprevistos acontecem. Não é raro ver esses profissionais com caixinhas de costura, grampos de cabelo, cola, isqueiros e outros itens que podem se fazer necessários. Ele vive em alerta e com um detalhe… quase nunca aparece, é discreto, praticamente invisível. O bom assessor sabe se posicionar bem para não estar em todos os registros dos fotógrafos.
Estes são apenas alguns motivos para vc contratar um assessor. E escolha bem. Tem que ser alguém com boas referências, com quem você se identifique, em quem você pode confiar. Uma pessoa que abrace a sua causa, afinal, a festa tem que ter a sua cara.
Contratar um profissional é um bom investimento. Pode apostar.
Tem alguma dúvida na organização do seu evento? Mande para ascasamenteiras@gmail.com
Juliana Takaoka
Jornalista com mais de 20 anos de experiência em televisão. Foi repórter, produtora e editora de textos em várias emissoras no Paraná. Desde 2009 é assessora/ organizadora de eventos, à frente da As Casamenteiras, que realiza festas em Londrina e região.
Foto Principal: Roberto Custódio
