Checklist de um evento: veja dicas do que não pode faltar

Por Fábio Luporini

Organizar um evento não é tarefa fácil. São muitos os detalhes tantos quantos são os profissionais envolvidos. Além disso, os produtos e serviços que devem estar alinhados para dar tudo certo no grande dia. Seja uma festa, um casamento ou algum compromisso corporativo, é sempre importante preparar um checklist para não deixar nada de fora e ter todos os detalhes sob controle. “Para que o evento saia como programado, é importante ter em mãos tudo o que for necessário, desde a organização até o final”, afirma Renan Loureiro, gestor comercial do Tsuru Centro de Eventos.

Para ajudar no processo de construção de um evento, Renan listou algumas dicas importantes que não podem ficar de fora. Anote aí: 4

1. Defina o público: que tipo de evento você vai preparar? Com base nessa informação, será possível definir o público: é aniversário, casamento, festa de 15 anos, confraternização da empresa, workshop? Ou seja, será um evento com família, amigos, outros tipos de convidados ou o pessoal da empresa?
2. Data, local e horário: antes de mais nada, escolha, defina e reserve a data, com o local e o horário. A partir daí você conseguirá passar para outras etapas, como checar se os fornecedores que você quer contratar estão disponíveis e poderão atender o evento.
3. Orçamentos: com as informações básicas, comece a levantar os orçamentos dos itens que você terá no evento: palco, sonorização, iluminação, cerimonial, buffet, atrações musicais e artísticas, entre muitos outros.
4. Fornecedores: o quanto antes, escolha os fornecedores, seja pelo orçamento mais em conta, seja pelo gosto da organização. Isso evita de perder a data de algum deles e já garante que o fornecedor comece a trabalhar e pensar no seu evento. 4
5. Cronograma: estabeleça um cronograma, que pode incluir diversas questões, desde divulgação, venda de ingressos, envio de convites, visitas técnicas, degustação, entre outros aspectos.
6. Equipe: para o dia do evento, tenha uma equipe afinada, que saiba do roteiro do evento e possa trabalhar com maestria. Além disso, é importante também um sistema de comunicação entre os membros da equipe a fim de que possam conversar entre si em locais diferentes.